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Aspectos importantes en la elaboración de Especificaciones Técnicas en un proceso de compras

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Por Franser Desiree Solis De Luna
El mundo actual va en constante evolución y la gestión pública no ha sido la excepción, con la finalidad de aumentar la eficiencia y la buena administración de los recursos públicos asignados, se han establecido una serie de prácticas enfocadas a preservar la transparencia en la Gestión de la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios de las Instituciones del Estado.

El Estado que en años anteriores se centraba en la adquisición simple y operativa en la actualidad se vislumbra en un papel más activo, pasando a convertirse en un Estado vigía, regulador, contratador en el marco de las pautas establecidas en la Ley de Compras y Contrataciones Públicas marcada con el núm. 340-06.

La Adquisición de Bienes, Obras y Servicios que requiera la Administración Pública se realiza conforme el monto a contratar a través de distintos procedimientos como son Comparaciones de Precios, Licitaciones Públicas, Compras Menores, Compras Directas y Procesos en modalidad de Excepción pero que son completamente permitidos por la ley.

En este punto, para cualquier Entidad Contratante poder dar inicio a cualquiera de los procesos anteriores es necesario contar con las bases precisas del Bien, Obra o Servicio a adquirir, para ello, las Entidades deben elaborar un proyecto de Especificaciones Técnicas que va a contener en detalle la descripción de aquello a requerir, de manera, que puedan recibirse las mejores propuestas para satisfacer estas necesidades.

Este es el centro de todo proceso, y es la base sobre la cual cualquier entidad podrá concluir de manera satisfactoria o de manera deficiente cualquier proceso llevado a cabo y evitar futuras impugnaciones interpuestas por los oferentes participantes. Se encuentra definido que los Pliegos de Condiciones conforme la Ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones son: “Documentos que contienen las bases de un proceso de selección y contratación, en las cuales se indican los antecedentes, objetivos, alcances, requerimientos, planos para el caso de obras, especificaciones técnicas o términos de referencia, y más condiciones que guían o limitan a los interesados en presentar ofertas”.

Estos documentos van a contener aquellos criterios necesarios para que los peritos evaluadores puedan elegir sobre la mejor oferta, y este criterio no necesariamente será siempre el precio, pues en ocasiones se hace imprescindible la experiencia, algún requerimiento técnico, el tiempo de entrega etc.…, sin embargo, lo que si es importante destacar es que el o los criterios que serán aplicables serán solo aquellos establecidos en las Especificaciones Técnicas y serán los únicos que permitirán definir la adjudicación.

Si la Entidad Contratante procede en efecto a emplear una evaluación con otro método que no se encuentre incluidos en las Especificaciones Técnicas estaría incurriendo en una evaluación errónea del proceso y, por lo tanto, el resultado final podría ser impugnado.

Otro elemento interesante, es el empleo de criterios subjetivos dentro de un Proyecto de Especificaciones Técnicas, pues decidir adjudicar a un proveedor sobre la base de criterios como ¨mejor preparada¨, ¨mejor presentada¨, ¨ponderación de elementos que no son calificados en la norma¨, ¨óptimo¨, ¨de calidad¨, pues son criterios que dejan a discrecionalidad del contratante y pueden ser objeto de impugnaciones por parte de los demás oferentes e incluso puede diferir en la limitación del derecho de participación.

Para establecer la incidencia que tiene la elaboración de las mismas procedemos a plantear dos escenarios, en el primero la Entidad Contratante presenta un proyecto de Especificaciones bien elaboradas, que incluye el detalle preciso y único del bien o servicio a adquirir y que por la claridad que presentan las ofertas recibidas en etapa A (Presentación de documentación técnica) pueden proceder a conocerse en la etapa B (Presentación de Oferta Económica) concluyendo de manera eficaz con la obtención del bien o servicio requerido por la Entidad.

Un segundo escenario, nos coloca frente a una Entidad Contratante que no ha plasmado de manera clara el bien o servicio requerido lo cual genera unas Especificaciones Técnicas débiles y confusas, por lo cual, recibe de los proveedores participantes interrogantes, sugerencias, e incluso ofertas que no se ajustan a lo requerido y en algunos casos bienes que se encuentran en estado desfasado como ocurre frecuentemente con los equipos tecnológicos.

En este momento del proceso, no tener claro el bien o servicio requerido genera en la Entidad la recepción de impugnaciones, lo que se traduce, en un impacto económico negativo pues debe proceder al empleo de recursos humanos para producción de respuestas, recursos gastables, tiempo, deteriorando hacia fuera su imagen y credibilidad como institución. En otros casos, puede suceder incluso la cancelación o declaratoria de desierto de un proceso, lo cual, se traduce en tener que relanzar procesos fallidos, pagar nuevamente publicidad, quedarse sin insumos que garanticen el correcto funcionamiento de la institución etc…

La ineficiencia en la elaboración de Especificaciones Técnicas pone en riesgo el efectivo desarrollo de un proceso de compras, es por esta razón, que las Entidades Contratantes deben ser cada día mas conscientes de esos riesgos y asumir un rol activo para cumplir con la presentación de Especificaciones que cumplan con los estándares necesarios y que permitan la mayor participación de oferentes, impactando de manera eficaz en un proceso bien llevado.

 

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